De geheimhoudingsverklaring

In dit artikel lees je informatie over de geheimhoudingsverklaring. Dat is een handig document dat je kan beschermen wanneer je in onderhandeling gaat over een mogelijke samenwerking met een andere partij. Het artikel mogen we plaatsen namens CultuurCollege en mr. Marlous Roelofs. Onderaan het artikel kan je een format voor een geheimhoudingsverklaring downloaden.

Je ideeën beschermen middels een geheimhoudingsverklaring

Stel, je wordt als textielontwerper door een groot textielbedrijf benaderd voor een samenwerking. Binnen jouw werkveld heb je bepaalde weeftechnieken ontwikkeld waar dit bedrijf interesse in heeft. Deze interesse is wederzijds, maar hoe bespreek je een eventuele samenwerking met dit bedrijf, zonder bang te hoeven zijn dat deze er met jouw ideeën vandoor gaat? Moet je je ideeën beschermen en over welke bescherming hebben we het dan? De vraag hoe je je idee beschermt is belangrijker dan ooit, want waar de kunstacademie voorheen een traditionele productontwerp-opleiding was, kiezen steeds meer makers voor het technische- en procesmatige aspect van de kunst. Niet meer het eindproduct staat centraal, maar het proces ernaar toe. Het draait niet meer om fysieke producten, maar om ideeën, ontwerpen, technieken, concepten en productiemethodes. Het werk van deze makers bevindt zich daarmee in de eerste fase van productontwikkeling waarbij het draait om het experimenteren met en onderzoeken van technieken, materialen en concepten. Hoewel het experiment veelal ontstaat uit een artistiek idee, zijn het voornamelijk partijen uit de zorg- en technische sector die interesse tonen in dit experiment. Maar hoe ga je als kleine partij het gesprek aan met deze grote partijen?

Auteursrecht

Het verdienmodel van een maker/uitvinder/ontwerper (hierna gezamenlijk aangeduid als maker) hangt nauw samen met de bescherming van zijn werk. Zonder bescherming kan je werk namelijk zonder gevolgen gekopieerd worden. Een maker kan bescherming vinden in de wet en daarbuiten. De wettelijke bescherming is te vinden in het octrooi- en auteursrecht. Maar daar heb je in dit geval weinig aan. Zo worden onder meer ideeën, concepten, technieken en productiemethodes niet beschermd door de Auteurswet. Het auteursrecht is een vormgevingsbescherming. Alleen de vormgeving van een product of object komt voor bescherming in aanmerking, het idee, de techniek of concept erachter niet. Voor technieken kan het octrooirecht nog soelaas bieden, maar het kostenaspect weerhoudt veel jonge makers van het aanvragen van een octrooirecht. Als het auteursrecht en octrooirecht geen bescherming bieden in een onderhandelingsgesprek, hoe kun je dan met een bedrijf in gesprek? In dit geval kun je werken met een geheimhoudingsovereenkomst (ook wel non-disclosure-agreement (NDA) genoemd). Als je met een partij in onderhandeling gaat treden over een mogelijke samenwerking, dan kun je deze partij aan de hand van een geheimhoudingsovereenkomst verbinden tot geheimhouding van het gebruik en het verspreiden van de door jouw verstrekte informatie. Pas wanneer de NDA is ondertekend, deel je je ideeën. In de NDA vermeld je welke informatie geheim moet worden gehouden en wat de ontvangende partij daar wel en niet mee mag doen. Hierbij is het van belang dat je aangeeft wat de consequenties zijn als de geheimhoudingsafspraak niet wordt nagekomen, door het opnemen van een geldboete. Door deze bescherming van je ideeën, sta je sterker in de onderhandeling.

De geheimhoudingsverklaring

Toont een bedrijf interesse in jouw ontwerp, concept, productiemethode, etc., dan zul je voordat jullie overgaan tot een samenwerking, met elkaar in gesprek gaan over de mogelijkheden. Wanneer je in deze gesprekken vertrouwelijke informatie uitwisselt, dan doe je er verstandig aan een geheimhoudingsovereenkomst op te stellen. Een geheimhoudingsovereenkomst voorkomt dat je onderhandelingspartij er zonder enig risico met jouw plan of idee vandoor gaat.

Voor wie is de geheimhoudingsverklaring bedoeld?

De geheimhoudingsverklaring kan gebruikt worden door alle makers. Dat kunnen dus ontwerpers, uitvinders, beeldend kunstenaars, muzikanten, schrijvers, etc. zijn.

Waar let je op bij de geheimhoudingsverklaring?

• Één van de belangrijkste onderdelen van een geheimhoudingsverklaring is de doelomschrijving. Wat is het doel voor het uitwisselen van de vertrouwelijke informatie? Omschrijf helder in welk kader de vertrouwelijke informatie wordt uitgewisseld. Voorbeeld: “eventuele mogelijkheden van samenwerking of exploitatie met Partij A (ontwerper) te bespreken of onderzoeken ten einde zijn of haar weeftechnieken in te zetten in de textielproductie van Partij B”. Maak duidelijk om welke informatie het gaat en met welk doel de informatie wordt gedeeld.
• Hoe weten jij en je onderhandelingspartij wanneer informatie vertrouwelijk is? Daar kan onduidelijkheid over bestaan, tenzij je dit uitdrukkelijk benoemt. Indien mailtjes, documenten en gesprekken vertrouwelijk zijn, vermeld dit er dan bij. Dat is voor alle partijen het duidelijkst.
• In een aantal gevallen is het niet redelijk dat de geheimhoudingsverplichting nog geldt, bijvoorbeeld wanneer de informatie zijn geheime status heeft verloren omdat deze in de openbaarheid is gekomen. In artikel 2.5 van de geheimhoudingsovereenkomst die je onderaan deze pagina kunt downloaden is daarom vastgelegd dat de geheimhoudingsverplichting in dat geval vervalt.
• Een geheimhoudingsovereenkomst eindigt op een gegeven moment, bijvoorbeeld als de besprekingen voorbij zijn. Kies daarom de verwachte tijdsduur van de periode waarin de vertrouwelijke informatie wordt gedeeld. Dit staat overigens los van de geheimhouding na beëindiging van de overeenkomst. Dit is in een apart artikel geregeld.
• Om de drempel tot overtreding van de geheimhouding te vergroten is het van belang een boetebeding overeen te komen.
• Zorg ervoor dat de geheimhoudingsovereenkomst alleen wordt ondertekend door iemand die daartoe bevoegd is.
• Boetebeding: de boete moet hoog genoeg zijn om je wederpartij af te schrikken om tot overtreding van de geheimhoudingsplicht over te gaan. Is je wederpartij een groot bedrijf? Denk er dan aan dat je de boete niet te laag inschat.
• Indien informatie in schriftelijke vorm wordt getoond (zoals foto’s, tekeningen en andere documenten), dan dient deze informatie door beide partijen van een handtekening te worden voorzien en als bijlage(n) aan deze overeenkomst worden gehecht. Verstuur deze bijlage(n) samen met de download van de geheimhoudingsovereenkomst naar je wederpartij.

Downloaden van het format geheimhoudingsverklaring

Je kunt hieronder het format van een geheimhoudingsverklaring downloaden. Deze is opgesteld en beschikbaar gesteld door CultuurCollege en mr. Marlous Roelofs. Je kunt zowel een Nederlands- als Engelstalige versie downloaden.

• De Nederlandstalige versie van de geheimhoudingsverklaring
• De Engelstalige versie van de geheimhoudingsverklaring

Disclaimer

Voor dit artikel hebben we gebruik gemaakt van de kennis en kunde van CultuurCollege en mr. Marlous Roelofs.

Mocht je vanuit jouw expertise zelf over kennis beschikken die bij dit onderwerp zou passen, of zie je mogelijkheden tot de verbetering van deze tekst, dan zien we jouw bericht graag tegemoet via info@cultuuracademy.nl