De juiste locatie kiezen

Bij veel initiatieven of projecten krijg je te maken met het kiezen van een locatie. Dat kan zijn omdat je een voorstelling wilt geven, je een evenement wilt organiseren, een boek wilt lanceren, je kunstwerken wilt exposeren, etcetera. Er zijn ontzettend veel en totaal verschillende locaties die je zou kunnen kiezen. Op deze pagina helpen we je om tot de juiste keuze te komen.

Past het bij wat je wilt?

Natuurlijk is het enorm belangrijk dat de locatie aansluit op jouw behoeften en op de wensen en de mogelijkheden van de doelgroep die je wilt bereiken. Ook jouw gedachten over het programma dat je wilt uitvoeren neem je mee. Wat je bedacht hebt moet wel passen en mogelijk zijn op de gewenste locatie.

Soorten locaties

In sommige gevallen ben je gebonden aan een bepaalde locatie, bijvoorbeeld omdat een opdrachtgever dat wilt of omdat jouw initiatief of project helemaal op een locatie gebaseerd is. In andere gevallen heb je zelf een keuze voor een plek en het kan zelfs zijn dat de locatie invloed heeft op jouw concept of programmering. Er zijn veel soorten locaties waar je dan uit kunt kiezen. Hierbij kan je grofweg een drietal onderscheiden maken.

1) Heeft de locatie van jou keuze als doel het hosten van soortgelijke initiatieven of niet?

Je kunt bijvoorbeeld een voorstelling maken en die in een theater tonen maar ook in een lege fabriekshal. Als je locatie in eerste instantie niet ingericht is voor jouw project zul je rekening moeten houden met dat het geschikt maken van de locatie tijd en geld kost.

2) Is de locatie binnen of buiten?

Wanneer de locatie in de open lucht is zul je moeten incalculeren welke invloed het weer en het open karakter van je terrein kan hebben. Dat kan invloed hebben op bijvoorbeeld de veiligheid maar op de materialen die je gebruikt.

3) Je locatie is in eigendom van een bedrijf/ particulier/ instantie of is onderdeel van de openbare ruimte.

In het eerste geval zul je hele goede afspraken moeten maken met de eigenaar. In het tweede geval moet je afspraken maken met de gemeente. Dan dien je bijvoorbeeld ook rekening te houden met de tijd die het kost om bijvoorbeeld een vergunning aan te vragen.

Voorbeelden van locaties

Hieronder hebben we een aantal voorbeelden van verschillende locaties voor je op een rijtje gezet:

• Theaters, poppodia, een stadion.
• Kastelen, kerken en andere historische gebouwen.
• Musea, ateliers, expositieruimten.
• Restaurants, cafés en hotels.
• Attractieparken, speeltuinen, boten.
• Straten en pleinen.
• Parken en groenstroken.
• Leegstaande bedrijfspanden of hallen.
• Tijdelijke locaties zoals tenten, bouwketen, overkappingen

Factoren die de keuze bepalen

Bij het kiezen voor een locatie houd je rekening met een hoop praktische en conceptuele aandachtspunten. Zonder volledig te kunnen zijn hebben we er hier een aantal voor je op een rijtje gezet:

• Past de sfeer bij wat je wilt?
• Is er voldoende ruimte binnen en buiten voor de bezoekers die je verwacht?
• Wat zijn de kosten en hoe zien de financiële afspraken met de eigenaar of uitbater eruit?
• Op welke manieren is de locatie bereikbaar en hoeveel parkeergelegenheid is er?
• Welke personele diensten worden vanuit de locatie voorzien?
• Welke podiumfaciliteiten en vormen van techniek zijn er aanwezig op locatie?
• Zijn er faciliteiten voor horeca aanwezig op locatie aanwezig?
• Hoe werkt de logistiek op de locatie?
• Hoe is het gesteld met de veiligheid van de locatie?
• Ook jouw eigen kennis, kunde en middelen hebben invloed op de keuze van een locatie. Een evenement in de buitenlucht organiseren kost bijvoorbeeld meer geld, tijd en ervaring dan wanneer je het in een bestaande locatie doet.

Afspraken met de eigenaar of uitbater

In veel gevallen huur je een locatie van de eigenaar of van een uitbater. Zorg altijd dat je zoveel mogelijk afspraken en verantwoordelijkheden op papier zet en laat dit door beide partijen ondertekenen. Zo kom je minder snel voor verrassingen te staan achteraf. Bespreek de financiële condities en zorg dat alles duidelijk is. Soms kun je de hele ruimte afhuren en zelf de horeca en de kaartverkoop voor eigen rekening nemen. In andere gevallen betaal je minder huur maar mag de locatie de inkomsten uit de bar houden. Iedere locatie werkt op een andere manier en vaak kan je met ze in gesprek over de voorwaarden. Neem in de financiële afspraken ook praktische zaken mee zoals de inkoop van drankjes voor artiesten, het gebruik van faciliteiten en de inzet van personeel.

Bereikbaarheid en omgeving

De bereikbaarheid van de locatie is erg belangrijk om mee te nemen bij het kiezen van een locatie. Als bezoekers het niet gemakkelijk kunnen vinden dan kan dit tot onvrede leiden. Bedenk goed of er voldoende mogelijkheden zijn om er met het openbaar vervoer te komen. Ook neem je in je overwegingen mee of er parkeerplaatsen bij de locatie of in de omgeving zijn. Houd daarbij ook rekening met de buurtbewoners en met de bereikbaarheid voor hulpdiensten. Daar wordt ook naar gekeken bij de aanvraag van een vergunning. Tenslotte moeten eventuele leveranciers en jijzelf de locatie ook zonder problemen kunnen bereiken.

Het locatiebezoek

Voordat je een locatie gaat bevestigen is het belangrijk dat je deze ook in het echt bekeken hebt. Zo kan je het gevoel dat je erbij hebt en de sfeer gemakkelijker bepalen. Ook kan het zijn dat je, ondanks goed vooronderzoek via internet, toch niet alles weet. Verdiep je van te voren sowieso goed en vraag vast informatie op zodat je op locatie heel concreet en praktisch kunt denken. Neem bij voorkeur een meetlint mee om afstanden te meten. Maak op locatiebezoek foto’s van zoveel mogelijk plekken zodat je achteraf terug kunt halen hoe iets was. Ook kan je die foto’s meesturen bij het aanvragen van offertes bij leveranciers.

Maak een plattegrond

Nadat je een locatie hebt gekozen maak je een plattegrond of indeling. Het is echter aan te raden om dit al te doen voordat je de definitieve beslissing voor de locatie neemt. Dat mag ook globaal, als je maar zeker weet dat wat je graag wilt doen ook past. Ook kijk je of je locatie wel groot genoeg is voor het gewenste aantal bezoekers. Kijk altijd hoe je de locatie wilt indelen.

Mocht je vanuit jouw expertise zelf over kennis beschikken die bij dit onderwerp zou passen, of zie je mogelijkheden tot de verbetering van deze tekst, dan zien we jouw bericht graag tegemoet via info@cultuuracademy.nl.