De plattegrond

Soms is het handig om een plattegrond te maken van jouw evenement, activiteit of productie. Een plattegrond maakt het voor jou en je collega’s gemakkelijker om het werk uit te voeren, je komt minder snel voor verrassingen te staan wanneer je begint met de uitvoer van jouw activiteit en het leidt vaak tot een veiligere situatie. In sommige gevallen is het een vereiste, bijvoorbeeld bij het aanvragen van een vergunning.

Soorten plattegronden

Er zijn veel verschillende soorten plattegronden. Ze kunnen verschillen in bijvoorbeeld de mate waarin details zijn opgenomen en de vormgeving. Bij sommige activiteiten stel je alleen een detailplattegrond op en in andere gevallen kom je tijdens het proces op alle vormen uit. Dat is afhankelijk van het doel dat je nastreeft.

De vlekkentekening

Een vlekkentekening is een plattegrond waar met grote vlakken op aangegeven welk onderdeel op welke plek komt te staan. Hierbij is nog geen rekening gehouden met schaal en dergelijke. Wel is duidelijk vermeld wat welk object is. Deze plattegrond maak je vaak in een vroeg stadium en je kunt hem bijvoorbeeld meesturen wanneer je bij de gemeente de aankondiging doet van jouw activiteit. Als bijlage bij de vergunning of voor de opbouw is deze minder geschikt. Download een voorbeeld van de vlekkentekening.

De omgevingsplattegrond

Jouw activiteit kan invloed hebben op de omgeving van de locatie waar het gehouden is. Wanneer het in een bestaande locatie is en je doet niet iets dat daar nooit gebeurt dan is het wat minder van toepassing, maar in andere gevallen is het goed om de omgeving ook in kaart te brengen. Zo is het handig om in kaart te brengen hoe en via welke wegen jouw bezoekers naar het evenement komen en waar ze hun auto of fiets parkeren. Daarnaast moet je ook altijd aan kunnen geven hoe de veiligheidsdiensten het terrein kunnen bereiken. Download een voorbeeld van de omgevingsplattegrond.

De detailplattegrond

Dit is de belangrijkste plattegrond die je maakt. Hiermee breng je heel gedetailleerd in kaart hoe de locatie is ingericht, waar de faciliteiten zijn geplaatst en wat de verhouding onderling is en je gebruikt hem om veiligheidsaspecten te benoemen. De plattegrond is altijd op schaal en het bevat een legenda. Zo kan een gemeente of de brandweer goed bepalen of de activiteit volgens de voorschriften kan worden uitgevoerd. Download een voorbeeld van de detailplattegrond.

De sprookjesplattegrond

Goed, deze term hebben we zelf bedacht hoor. We doelen hiermee op de plattegronden die bijvoorbeeld een park zoals de Efteling of het Nederlands Openluchtmuseum maakt om haar bezoekers op een leuke manier te laten zien waar de attracties zijn. Steeds meer evenementen brengen zo voor hun bezoekers in kaart waar de programmaonderdelen en de faciliteiten zich bevinden. Deze kaart is meer gericht op vormgeving dan op de schaal en kan daarom niet gebruikt worden voor de vergunningaanvraag of de opbouw. Download een voorbeeld van de sprookjesplattegrond.

Wat staat er allemaal op de plattegrond?

De inhoud van de plattegrond verschilt per project of initiatief. Wat je op deze plattegrond vermeldt is natuurlijk afhankelijk van de activiteit die je uit gaat voeren. Grofweg staan alle vaste objecten, alle tijdelijke faciliteiten en de veiligheidsaspecten op de plattegrond. We hebben een specifiek en uitgebreid artikel geschreven over de inhoud van de plattegrond.

Schaal

Het is essentieel dat de detailplattegrond op schaal is. Anders kan je voor enorme verrassingen komen te staan. Stel je voor dat een tent of een podium niet blijkt te passen of dat je maar de helft van de verkochte stoelen kwijt kan. Dus zorg dat je goed weet hoe groot alles is en hoe dit in verhouding staat tot de locatie en de rest van de objecten en faciliteiten. Soms wordt er bij de aanvraag vergunning een specifieke schaal gevraagd maar in andere gevallen geldt dat het gewoon duidelijk moet zijn.

De opmaak van de plattegrond

Het staat je in principe vrij om de plattegrond op te maken. Dat is ook weer afhankelijk van het doel dat je nastreeft. Zo kan de plattegrond voor de bezoekers heel veel kleur bevatten en die hoeft ook niet op schaal te zijn. Een vormgever kan hier flink op los gaan. Als je een plattegrond maakt voor de opbouw of als bijlage bij de vergunningaanvraag, dan is het raadzaam om dit simpel te houden. De overzichtelijkheid en het gebruiksgemak zijn in dit geval veel belangrijker dan de sfeer die de plattegrond oproept.

Hoe maak je een plattegrond?

Er zijn een heleboel manieren om een plattegrond te maken. Voordat je daadwerkelijk begint te tekenen is het goed om de situatie in kaart te brengen en te zorgen voor een goede basisplattegrond. Daarna inventariseer je de objecten en veiligheidsaspecten en probeer je de details zoals afmetingen te achterhalen. Als je een groot gedeelte hebt dan kan je ermee aan de slag. Later kan je altijd nieuwe objecten toevoegen. Maak verschillende versies van jouw plattegrond, vermeld de datum en de versie op het document en sla ze goed op. Er zijn meerdere digitale tools om de plattegrond daadwerkelijk te tekenen.

De basis in kaart brengen

Je hebt altijd een basisplattegrond nodig die je kunt gaan invullen. Als je een bestaande evenementenlocatie kiest dan is de kans heel groot dat er reeds een goede plattegrond bestaat, waar vaak zaken als de vluchtroutes en brandblusinstallaties reeds op vermeld staan. In andere gevallen zul je zelf een basis voor een tekening moeten maken.

Locatiebezoek

Elders in de kennisbank is nog meer informatie te vinden over het eerste bezoek aan een locatie. Voor het maken van de plattegrond is het handig om met de volgende zaken rekening te houden tijdens het locatiebezoek:

• Maak altijd foto’s.
• Zorg voor meetapparatuur zoals een afstandsmeter (wieltje), een lang meetlint of laserapparatuur. Met een stappenteller kom je er niet!
• Meet alle randen van het terrein goed na. Zorg ook dat je een op een paar punten de afstanden dwars over het hele terrein meet.
• Breng alle vaste objecten in kaart.
• Maak een duidelijke schets waar je de afstanden op kunt vermelden.
  

Mocht je vanuit jouw expertise zelf over kennis beschikken die bij dit onderwerp zou passen, of zie je mogelijkheden tot de verbetering van deze tekst, dan zien we jouw bericht graag tegemoet via info@cultuuracademy.nl.