Het aanvragen van subsidie

Voor het financieren van jouw initiatief of project heb je vaak meerdere mogelijkheden. Er is een kans dat je ook een subsidie bij een overheid kunt aanvragen om een deel van de kosten te kunnen dekken. Je kunt er voor kiezen om dit zelf te doen maar je zou er ook voor kunnen kiezen om hiervoor een professionele fondsenwerver in te schakelen. Wij helpen je in ieder geval graag op weg middels onderstaande informatie en een rijtje met tips bij het aanvragen van subsidie. Daarnaast hebben we een heleboel mogelijke subsidies en fondsen met verschillende thema’s op een rijtje gezet. Het aanvragen van een subsidie verschilt per soort subsidie en soort overheid. In de regel kan je stellen dat de hoogte van het bedrag dat je kunt aanvragen invloed heeft op de informatie die je moet aanleveren, de termijn die nodig is om te beoordelen of je ervoor in aanmerking komt en de verantwoording achteraf. Wanneer je een subsidie wilt aanvragen dan is het heel belangrijk dat je alle spelregels goed doorleest, bekijkt of je ervoor in aanmerking kunt komen en wat de deadlines zijn. Kijk ook goed naar de hoogte van het maximale bedrag dat je kunt aanvragen en de manier waarop je dit doet. Neem dit altijd goed in acht want de kans is groot dat een aanvraag niet in behandeling genomen wordt wanneer je niet volledig of te laat bent.

Werkwijze

Bij het aanvragen van een subsidie volg je altijd de spelregels en voorwaarden die de subsidiënt stelt. Er is echter wel een aantal basiselementen dat altijd terugkomt. Die hebben we hieronder op een rijtje gezet.

Stap 1 – Jouw eigen initiatief of project

In de eerste plaats kijk je goed naar het initiatief of project dat je hebt bedacht, oftewel jouw concept. Vaak bedenk je iets omdat je het zelf leuk vindt of omdat je vindt dat het voor een goede zaak is. Probeer er eens boven te zweven en het met andere ogen te bekijken; is jouw concept echt wel van toegevoegde waarde, en vinden andere mensen het ook leuk? Vraag je ook af of je op het juiste moment komt met het concept. Bepaal op welke vlakken het zich onderscheidt ten opzichte van andere en soortgelijke initiatieven en projecten. Als je het concept goed hebt uitgewerkt kan je het ook eens aan anderen laten lezen om te kijken of ze je plan snappen. Wellicht hebben ze aanvullingen of tips voor je.

Stap 2 – Bepalen wat je nodig hebt

In aanvullingisbank/cult op stap één ga je eens goed kijken wat je precies nodig hebt. Het is niet de bedoeling dat je jezelf helemaal blind staart op subsidies. Zie een bijdrage vooral als een aanvulling op datgene dat je al hebt, oftewel een dekking van de kosten die niet op een andere manier te realiseren is. Maak daarom altijd eerst zelf een begroting. Hierin heb je alle kosten op een rijtje gezet en je hebt aangegeven welke inkomsten je verwacht te genereren rondom jouw initiatief of project. Het laatste is heel belangrijk omdat een overheid bijna altijd zal vragen op welke manier je aan cultureel ondernemerschap doet en welke vormen van cofinanciering je hebt. Mocht je uiteindelijk een bedrag te kort komen dan kan je een poging wagen om dit te dekken middels subsidies.

Stap 3 – Welke subsidie ga je aanvragen?

Er is een groot aantal verschillende subsidies en het hangt heel erg af van jouw initiatief of project of je voor een subsidie in aanmerking komt. Daarvoor kijk je altijd eerst naar de spelregels of randvoorwaarden die een subsidiënt heeft opgesteld. Over het algemeen kan je dit vinden op de website van die subsidiënt of je kunt het opvragen bij een contactpersoon, als die gegevens vermeld staan. Die spelregels en voorwaarden kunnen dus best verschillen. Het is goed om in ieder geval goed te kijken wat er beschreven staat over de volgende zaken:

Kom je in aanmerking voor de subsidie?

Het is zonde als je een aanvraag doet terwijl je er helemaal geen kans op maakt. Over het algemeen is het bijvoorbeeld van belang dat je geen organisatie bent met een winstoogmerk. Daarnaast kan het zijn dat als eis wordt gesteld dat je al minimaal een aantal jaar operationeel bent, dat je een subsidie maar maximaal drie jaar op rij mag ontvangen of dat je een bepaalde omzet moet hebben. Natuurlijk is het ook belangrijk dat jouw initiatief of project past bij het thema van de subsidie.

De periode

Een subsidie heeft bijna altijd betrekking op een tijdsbestek. Kijk goed of jouw initiatief start of plaatsvindt binnen die periode.

Het subsidieplafond

Bij iedere subsidie is een maximaal bedrag bepaald dat uitgegeven kan worden aan alle aanvragen die ontvangen worden in een bepaalde periode. Soms besluit een overheid dan toe te kennen op datum van ontvangst van de aanvraag en in sommige gevallen betekent het dat iedere aanvrager iets minder ontvangt dan wat gewild is.

Het minimale en het maximale aan te vragen bedrag

Er wordt altijd aangegeven wat het maximale bedrag is dat je kunt aanvragen. Ga hier nooit overheen want dan wordt de aanvraag vaak niet eens in behandeling genomen. In sommige gevallen is er ook een ondergrens.

Subsidiabele kosten

Het kan zijn dat er regels zijn aangaande kosten die je wel en niet mag betalen met de subsidie. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je het alleen aan materialen of aan het programma mag besteden maar dat je de subsidie niet mag gebruiken om jouw eigen uren te betalen. Als dat laatste wel zo is, dan is er een grote kans dat de minimale en/of maximale hoogte van het uurloon voor bepaalde functies vaststaat.

Percentage van de totale begroting

Bij iedere subsidie staat beschreven wat het maximale aandeel van de subsidie ten opzichte van de totale begroting kan zijn. Dat is geen standaard percentage dus bekijk dit goed. Als een subsidie maximaal 50% van de begroting kan dekken betekent het dat je voor het overige gedeelte eigen inkomsten of cofinanciering moet hebben.

Publieksbereik

Bij een subsidie is het belangrijk om aan te geven welke soort mensen je bereikt en om welke aantallen dit gaat. Dit betreft niet alleen de bezoekers van of deelnemers aan jouw project of initiatief. Het kan ook zijn dat je via de communicatiemiddelen een groot bereik hebt. Daardoor kan bijvoorbeeld een stad of een thema alsnog (en misschien wel op een langere termijn) onder de aandacht komen van beoogde doelgroepen.

Stap 4 – De subsidieaanvraag doen

Als je alles aangaande de desbetreffende subsidie goed hebt doorgelezen dan kan je starten met de daadwerkelijke aanvraag. Doe dit niet de dag van te voren maar begin op tijd. Het kan zijn dat je bepaalde documenten mee dient te sturen bij de aanvraag die je op moet vragen of nog moet laten controleren door derden. Er staat altijd aangegeven wat de subsidieverstrekker nodig heeft om jouw aanvraag te kunnen beoordelen. Dat verschilt per subsidie en over het algemeen geldt dat naarmate het aan te vragen bedrag hoger is, je ook meer zal aanleveren. Zo kan de subsidieverstrekker bijvoorbeeld bepalen of je financieel gezond bent en of je professioneel genoeg kunt werken. Je kunt er in ieder geval rekening mee houden dat in nagenoeg alle gevallen gevraagd wordt om een projectplan, een sluitende begroting, een communicatieplan en een uittreksel van de Kamer van Koophandel. Daarnaast kan het zijn dat je bijvoorbeeld de statuten van de stichting, de cv’s van de bestuursleden of jaarrekeningen meestuurt. De aanvraag van een subsidie gebeurt steeds vaker via de digitale weg en vaak is er sprake van een standaardformulier. Zorg er dan altijd voor dat je helemaal klaar bent en alles bij de hand hebt zodat je het (online) formulier in één keer kunt invullen. In sommige gevallen wordt gevraagd om ook één of meerdere exemplaren van jouw aanvraag per post te sturen. Doe dit dan altijd aangetekend want dan heb je een bewijs dat je het op tijd hebt gedaan.

Mocht je vanuit jouw expertise zelf over kennis beschikken die bij dit onderwerp zou passen, of zie je mogelijkheden tot de verbetering van deze tekst, dan zien we jouw bericht graag tegemoet via info@cultuuracademy.nl.