Het eerste locatiebezoek

Als je een samenwerking aangaat met een locatie dan begint dat met het locatiebezoek. Zo krijg je een goed beeld van de ruimte, mogelijkheden en de personen met wie je te maken krijgt. Het is verstandig (en efficiënt) om voorafgaand aan je eerste bezoek goed te bedenken wat jij wil weten en wat de locatie moet weten.

Bereid je goed voor op het locatiebezoek

Op het eerste gesprek met de locatiehouder zorg je dat je alle relevante zaken van jouw initiatief of project weet. Hierbij licht je toe wat de sterke kanten zijn, wat de kansen zijn en waar de locatie aan moet voldoen om het concept te kunnen huisvesten. Lees je ook in wat betreft de locatie en probeer de doelstellingen van de locatie te achterhalen. Hoe meer het concept bijdraagt aan de doelstellingen van de locatie, hoe sneller deze geneigd zal zijn om mee te denken in de mogelijkheden of de huurprijs.

Wat de locatiehouder wil weten

De locatiehouder wil in ieder geval de volgende zaken van je weten:

• Wat jouw initiatief of project inhoudt dus wat het creatieve concept precies is.
• Doelgroepen waar je jezelf op richt.
• Het te verwachten aantal bezoekers.
• Entreeprijzen.
• Data en tijden waarop je geopend bent voor publiek.
• Data en tijden van de opbouw en afbouw.
• Publicitaire middelen die de locatiehouder kan gebruiken (tekst, artwork, afbeeldingen)
• Hoe het beleid bij de entree moet zijn.
• Hoeveel en welk personeel in te zetten door de locatiehouder.
• Technische voorzieningen.
• Wat je nodig hebt aan catering.

Wanneer je meteen een goede indruk wilt maken, dan zet je het bovenstaande alvast op de mail naar de locatiehouder, ter voorbereiding op de afspraak. Zij kunnen het dan voorbereiden waardoor het locatiebezoek een stuk constructiever en productiever zal verlopen.

Wat je zelf wil weten

Natuurlijk zit je er zelf ook om informatie te winnen. Vergeet daarom niet te vragen naar:

• Beschikbare data en tijden.
• Huurprijs.
• Aanwezige faciliteiten.
• Aanwezige en beschikbare techniek (en bijkomende kosten voor gebruik ervan).
• De mogelijkheden op het gebied van de catering.
• De tijden waarop je kunt opbouwen en afbouwen.
• De mogelijkheid tot een bijdrage van de locatie in de promotie.
• Zijn er al bestaande plattegronden beschikbaar?
  

Tips voor het locatiebezoek

• Denk eraan dat je een samenvatting maakt van hetgeen je afspreekt tijdens het locatiebezoek en dit terugkoppelt met de locatie. Het zou zonde zijn wanneer er later misverstanden over ontstaan. Dat is een slecht begin van de samenwerking.
• Maak ook altijd foto’s op de locatie zodat je dat later terug kunt kijken.
• Zorg voor meetapparatuur zoals een afstandsmeter (wieltje), een lang meetlint of laserapparatuur. Met een stappenteller kom je er niet!
  

Afspraken

Om verrassingen zoveel mogelijk uit te sluiten maak je tijdens of na afloop van het locatiebezoek, en in het verdere contact, afspraken maken over onder andere de volgende zaken:

• Datum.
• Openingstijden voor het publiek.
• Wordt er geld gevraagd aan bezoekers voor toiletten en garderobe?
• Voor wie zijn inkomsten uit entree, drank en eventueel toiletten en garderobe?
• Tijden van opbouw en afbouw.
• Gebruik van de faciliteiten.
• Ruimtegebruik.
• Wie draagt er zorg voor verschillende soorten personeel?
• Wie draagt auteursrechten af?
• Afspraken over de catering voor personeel en artiesten.
• Op welke momenten je start met de communicatie en wat de locatiehouder hierin kan betekenen. Daarnaast maak je afspraken over hoe je de locatie terug laat komen in de promotionele uitingen.
• Wie waarvoor verantwoordelijk is met betrekking tot de veiligheid op de locatie.
• Huurdeal.

Hierbij is huurdeal bewust onderaan gezet. Het lijkt misschien een logische eerste optie maar een goed onderbouwde huurdeal kan je pas sluiten op het moment dat je op de hoogte bent van alle andere kostenposten die voortkomen uit het huren van een locatie. Daarna weet je wat je te besteden hebt voor de huur en kan je daar een goede afspraak over maken.


Mocht je vanuit jouw expertise zelf over kennis beschikken die bij dit onderwerp zou passen, of zie je mogelijkheden tot de verbetering van deze tekst, dan zien we jouw bericht graag tegemoet via info@cultuuracademy.nl.