Het maken van een begroting

Als je bezig bent met jouw eigen initiatief of project krijg je in heel veel gevallen te maken met geld. Vaak zijn er kosten verbonden aan het realiseren ervan. Om die kosten te kunnen dekken en betalen zul je moeten zorgen voor een financiering oftewel je zult inkomsten moeten genereren. Soms gaat dat maar om enkele bedragen maar het wordt al snel complex. Daarom is het altijd aan te raden om een begroting op te stellen.

Wat is een begroting?

Een begroting is een schematisch overzicht waarin je vermeldt wat alle kosten zijn en welke inkomsten daar tegenover staan. Je zet de kosten aan de ene kant en de inkomsten aan de andere kant, of je zet beide onderdelen onder elkaar. Een begroting is altijd sluitend, wat betekent dat onderaan de streep de kosten (lasten) en de inkomsten (baten) even hoog zijn. Zijn de kosten hoger dan de inkomsten dan kom je geld te kort (je hebt verlies) en wanneer de inkomsten hoger zijn dan houd je geld over (je hebt winst). In beide gevallen neem je dit in de begroting op. Wanneer je te maken krijgt met subsidies of fondsen zal je begroting echter altijd sluitend moeten zijn want dan mag je geen verlies of winst maken.

Waarom maak je een begroting?

Je maakt de begroting in eerste instantie voor jezelf. Zo heb je een overzicht van de financiële stromen die je verwacht rondom jouw initiatief of project. Je kunt deze bijhouden en aanpassen naar gelang het initiatief of project zich verder ontwikkelt en meerdere zaken duidelijk worden. Het aanleveren van een begroting is ook altijd een vereiste bij de aanvraag van subsidies en fondsen. Zo kan degene die de aanvraag beoordeelt goed zien wat de kosten en inkomsten zijn en wat de verhouding tot de bijdrage is.

Wat staat er allemaal in de begroting?

In de begroting komen alle kosten die je denkt te maken terug. Als het om een wat groter initiatief of project gaat kan je verschillende kopjes gebruiken zodat de begroting overzichtelijker wordt. In dat geval zet je bijvoorbeeld alle zaken die te maken hebben met het produceren bij elkaar en hetzelfde doe je voor alle programmaonderdelen, personele lasten en de communicatie. Aan de andere kant van de begroting vermeld je alle inkomsten en ook hier kan je een onderscheid maken tussen bijvoorbeeld subsidies en fondsen, sponsoring en publieksinkomsten.

Hoe maak je een begroting?

Je kunt de begroting op meerdere manieren maken. De meeste mensen gebruiken hiervoor Excel of Word (of een vergelijkbare software). Je maakt dan een tabel waarin je de verschillende gegevens op een rijtje zet. De kosten zet je apart van de inkomsten. Dat kan naast elkaar of onder elkaar, daar zijn geen regels voor. Zorg dat de begroting netjes is opgemaakt, duidelijk is en let goed op spelling. Het is niet ondenkbaar dat jouw begroting gedurende de ontwikkeling van jouw initiatief of project verandert en dat je deze aanpast omdat je meer duidelijkheid krijgt over kosten en inkomsten. Het is aan te raden om verschillende versies op te slaan, zodat je altijd kunt bekijken hoe het zich ontwikkeld heeft.

Voorbeelden van begrotingen

We hebben meerdere voorbeelden van een begroting voor je klaar staan:

• Klik hier voor een voorbeeld van een overzicht van kosten en inkomsten
• Klik hier voor een voorbeeld van een eenvoudige projectbegroting
• Klik hier voor een voorbeeld van een uitgebreidere projectbegroting
• Klik hier voor een voorbeeld van een heel uitgebreide begroting, vooral gericht op aanvragen voor podiumkunsten.

Mocht je vanuit jouw expertise zelf over kennis beschikken die bij dit onderwerp zou passen, of zie je mogelijkheden tot de verbetering van deze tekst, dan zien we jouw bericht graag tegemoet via info@cultuuracademy.nl.