Tips bij het aanvragen van subsidie

Op deze pagina hebben we een aantal tips aangaande subsidies en het aanvragen daarvan op een rijtje gezet voor je. Elders op de website vind je een overzicht van een heleboel subsidies en fondsen.

Zorg voor een brede financieringsmix

Het is bijna nooit mogelijk om volledig op basis van subsidies te werken. Een overheid zal altijd vragen om cultureel ondernemerschap te tonen en voor cofinanciering te zorgen. Daarbij is een brede financieringsmix een belangrijk onderdeel. Daarmee wordt bedoeld dat je meerdere bronnen van inkomsten hebt om de kosten van jouw initiatief of project te kunnen dekken. Het kunnen meerdere subsidies en fondsen zijn maar het is nog beter als je ook inkomsten vanuit jouw publiek krijgt en vanuit sponsoring.

Check eerst of je in aanmerking komt voor de subsidie

Wat niet onbelangrijk is, is het feit of je überhaupt wel in aanmerking komt voor bepaalde bijdragen. Overheden zullen concepten die louter een commercieel doel hebben niet vaak ondersteunen waar bedrijven dat eerder zullen doen. Sterker nog, in nagenoeg alle gevallen van overheidssteun is het vereist om een stichting of vereniging te zijn om subsidie aan te vragen. Dat betekent dat je dit als BV of zzp-er misschien wel helemaal niet kunt doen. Veel subsidiënten of fondsen hebben hun criteria heel helder op hun website vermeld. Je kunt vaak ook een Quickscan doen, waarbij je door middel van het beantwoorden van een aantal vragen vrij snel weet of je in aanmerking komt voor een financiële bijdrage of niet.

Bekijk eerst de voorwaarden en spelregels

Aan iedere subsidie zijn spelregels of voorwaarden verbonden. Over het algemeen kan je dit vinden via de website van die overheid of je kunt het opvragen bij een contactpersoon, als die gegevens vermeld staan. Die spelregels en randvoorwaarden kunnen dus best verschillen per subsidie. Lees deze goed door want het zou zonde zijn wanneer je veel tijd, energie en/of geld steekt in een aanvraag maar dat deze wordt afgewezen omdat je niet aan alle voorwaarden hebt gedaan. De spelregels en voorwaarden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op de hoogte van het bedrag dat je kunt aanvragen, de periode waarin het initiatief of project plaats dient te vinden of de aan te leveren documenten.

Kijk waar de gemeenschappelijke belangen liggen

Om in aanmerking te komen voor een subsidies is het belangrijk dat jouw initiatief of project aansluit op de redenen die de desbetreffende overheid heeft om die subsidie te verstrekken. Sommige overheden vinden het belangrijk dat een bepaalde stad of regio onder de aandacht komt van een bepaalde doelgroep. Het kan ook zijn dat ze vinden dat een initiatief of project moet bijdragen aan bepaalde doelstellingen van een stad of regio. Daarbij kan je denken aan thema’s als educatie, duurzaamheid of verbetering van het welzijn van de inwoners en bezoekers.

Ken jouw doelgroep

Bij de aanvraag van een subsidie zal altijd gekeken worden wat het publieksbereik is. De overheid zal jou daarom altijd vragen om zo duidelijk mogelijk te omschrijven wat jouw doelgroep is, hoe groot die doelgroep is en hoe je die gaat bereiken. Zo kunnen zij beter inschatten of het gewenste effect bereikt kan worden middels jouw initiatief of project en ze kunnen bepalen of het aansluit bij hun eigen doelstellingen. In de meeste gevallen wordt verwacht dat je bij de aanvraag ook een communicatieplan meestuurt.

Stel jezelf eerlijk en open op

Het heeft helemaal geen zin om in jouw subsidieaanvraag dingen aan te dikken of om eromheen te praten. Ga er maar vanuit dat een overheid heel vaak in aanraking komt met dit soort aanvragen en zij hebben voldoende kennis van zaken. Je hebt als doel om een duurzame relatie met partners op te bouwen en als duidelijk wordt dat je ergens (bewust) onjuiste informatie verstrekt hebt, dan is de kans groot dat men je bij een volgende aanvraag niet meer wilt helpen. Een overheid werkt met publiek geld en het is hun taak om te zorgen dat dit op een goede manier besteed wordt.

Begin op tijd met de aanvraag

Het kost tijd om een subsidieaanvraag in te dienen. Houd er rekening mee dat je informatie of documenten zult moeten verzamelen of moet opvragen bij derden. Daarnaast is het goed om er meerdere malen naar te kijken omdat je dan weer nieuwe dingen ziet of bepaalde aanvullingen bedenkt. Tenslotte kan je het dan ook even bespreken met andere personen zodat je er niet alleen voor staat. Bij sommige subsidies heb je de mogelijkheid om voor een bepaalde datum de eerste versie in te dienen zodat je feedback krijgt van de subsidieverstrekker. In dat geval kan je met die feedback enkele aanpassingen maken waardoor je een grotere kans hebt dat jouw aanvraag gehonoreerd wordt.

Durf te vragen

Aan iedere subsidie zijn één of meerdere mensen vanuit de overheid betrokken. Hun gegevens staan vaak bij de uitleg over de subsidie beschreven. Zij weten in principe alles van die subsidie en ze willen je maar wat graag helpen. Zij weten heel goed dat er ook mensen zijn die voor de eerste keer een aanvraag indienen. Als je iets niet begrijpt of ergens over twijfelt dan kun je het gewoon vragen. Het kan best zijn dat je even moet wachten op een antwoord maar wees aardig en stel je open op. Dan zul je zien dat er genoeg hulp beschikbaar is. In sommige gevallen worden er zelfs specifieke bijeenkomsten georganiseerd waarin een toelichting op een subsidie wordt gegeven. Ook wanneer je geen vragen hebt is het handig om op voorhand even contact op te nemen, te vertellen wat je plan is en dat je voornemens bent een aanvraag te doen. Dan heb je al kennis gemaakt met je subsidiënt en in veel gevallen krijg je informatie waar je baat bij hebt en waarvan je op voorhand niet wist dat je dat van pas zou komen.

Staar je niet blind op subsidies

Staar je niet blind op subsidies; ga in eerste instantie eens kijken naar bedrijven die jouw concept in producten of diensten kunnen ondersteunen. Dan zul je zien hoeveel (cash) geld je daadwerkelijk nodig gaat hebben voor de realisatie van jouw initiatief of project. Qua verantwoording en qua invloed van buitenaf zijn sponsoren vaak gemakkelijker in de omgang dan een overheid, wat overigens ook niet onterecht is. Een bedrijf financiert namelijk vanuit het eigen vermogen (dan wel eerder geboekte winsten) terwijl een overheid publiekelijk geld (vanuit de belastingen) moet aanspreken. Kijk daarom ook even realistisch of jouw initiatief of project echt niet zonder overheidsgeld kan bestaan en breng duidelijk in kaart waarvoor je het geld gaat gebruiken.

Mocht je vanuit jouw expertise zelf over kennis beschikken die bij dit onderwerp zou passen, of zie je mogelijkheden tot de verbetering van deze tekst, dan zien we jouw bericht graag tegemoet via info@cultuuracademy.nl.