Verantwoordingen van subsidies

Van plan naar uitvoering

Na het binnenhalen van het geld ga je het in de loop van je project uitgeven om je activiteitenplan te realiseren. Hoe je dit gaat doen heb je omschreven in de begroting die je ingediend hebt bij je aanvraag.

Maar gedurende het project kan het zijn dat er bepaalde dingen veranderen. Zo kan het zijn dat bepaalde kosten hoger of lager uitvallen dan geschat. Of de activiteiten die je hebt bedacht worden anders uitgevoerd dan gepland. Welke keuzes je hierbij hebt gemaakt beschrijf je in de verantwoording.

Het doel van een verantwoording

De partijen waarvan je het geld hebt gekregen hebben dat gedaan op basis van je ingediende plan. In de verantwoording laat je zien hoe je project is verlopen, en waar er eventuele verschillen zitten met je oorspronkelijke plan. Je legt daarvoor de ingediende begroting en het activiteitenplan naast de uiteindelijke resultaten.

De verantwoording zorgt ervoor dat de partijen waarvan je het geld hebt gekregen weten hoe het terecht is gekomen. Bijvoorbeeld of je evenveel bezoekers hebt gehad als je voorspeld had. Of dat je het geld op dezelfde manier hebt uitgegeven als je in je begroting had gezet.

Verschillen tussen plan en realisatie

Is het toch anders gegaan dan je oorspronkelijk gepland had? Dat kan altijd gebeuren. Belangrijkste is dat je daar helder en eerlijk over communiceert in de verantwoording. Dan kun je daar samen met de partijen waarvan je het geld hebt gekregen over in gesprek.

Bedenk daarbij wel dat de essentie van je plan hetzelfde moet blijven. De partijen waarvan je het geld hebt gekregen hebben dit namelijk gedaan op basis van de inhoud van je plan. Als jij kunt verantwoorden waarom je bepaalde keuzes hebt gemaakt waardoor de essentie van je plan gelijk blijft, zit je meestal goed.

De verantwoording schrijf je na afloop van het project. Kom je er al tijdens het voorbereiden en uitvoeren van het project achter dat er verschillen zijn met het oorspronkelijke plan? Neem dan vooral ook tussentijds contact op met de partijen waarvan je het geld hebt gekregen. Dit zorgt ervoor dat jullie niet achteraf voor verrassingen komen te staan. Het kan wel zijn dat je hierdoor andere keuzes moet maken in de invulling van het project.

Verschillende fondsen, verschillende eisen

Meestal heb je per project meerdere subsidies en fondsen nodig om tot een sluitende begroting te komen. Let op dat elk van deze partijen andere eisen kan stellen aan de uitvoering van het project. Dit kan bijvoorbeeld het bereiken van een specifieke doelgroep zijn. Of dat je een minimum aantal bezoekers of uitvoeringen hebt. Zorg daarom dat je dit gedurende de looptijd van je project goed bijhoudt, en geef het tijdig aan als het niet gaat lukken.

Het is fijn om een overzicht te hebben van de verschillende eisen, zodat je al tijdens de uitvoering van het project kunt zien of je op schema ligt. Hierdoor wordt het schrijven en op tijd indienen van de eindverantwoording ook makkelijker.

Onderdelen van een verantwoording

Een verantwoording sluit aan bij de opzet van je goedgekeurde aanvraag. De begroting en het activiteitenplan zijn de belangrijkste onderdelen. Hieronder een aantal punten waar je bij de verantwoording op kan letten. Deze lijst is niet volledig: kijk vooral naar je oorspronkelijke aanvraag en de doelstellingen daarin. De verantwoording is een reflectie op wat je eerder hebt aangevraagd.

Begroting

• Maak een financieel overzicht, waarin je de begrote kosten en inkomsten, naast de uiteindelijk gemaakte kosten en inkomsten zet. Een subsidiegever wil de aanvraag kunnen vergelijken met de verantwoording. Daarbij is de hoofdvraag: zijn er (grote) verschillen tussen de ingediende begroting en de uiteindelijke realisatie? Zo ja, leg uit waardoor dit komt. Als vuistregel kan je aanhouden: bij een afwijking van 10% of meer dien je een toelichting te schrijven.
• Zijn alle subsidie- en fondsaanvragen die je in je eerste begroting had staan goedgekeurd? Zo nee, heb je daarvoor vervangende inkomstenbronnen voor gezocht? Zorg dat je ook in de begroting in je verantwoording aan de voorwaarden blijft voldoen van de partijen waarvan je het geld hebt gekregen.
• Zijn de uurtarieven en salariskosten hetzelfde als in de begroting die je eerder hebt ingediend?
• Kloppen de ingeschatte kosten uit de offertes die je hebt opgevraagd om je eerste begroting te maken nog met de facturen die je hebt moeten betalen?

Activiteitenplan

• Heb je evenveel mensen bereikt met je project als je vooraf had geschat? Zo niet, hoe komt dat?
• Waren er evenveel activiteiten als je vooraf had gepland? Zo niet, hoe komt dat?
• Heb je de doelgroep kunnen bereiken die je voor ogen had? Zo niet, hoe komt dat? Hoe heb je de doelgroep geregistreerd?
• Is je project volgens planning verlopen? Zo nee, wat heb je eraan gedaan om toch de essentie van je plan te kunnen behouden?

Artistiek-inhoudelijk

• Welk verhaal wilde je met je project vertellen en is dat gelukt?
• Hoe waren de publieksreacties en recensies?
• Welke impact heeft je project gehad?
• Hoe verliep het werkproces?

Meer leren over subsidies?

We hebben elke maand verschillende activiteiten rondom fondsenwerving. Kom bijvoorbeeld naar het subsidiespreekuur voor al je vragen. Of bezoek de Maandag Club, waar je hulp én medestanders vindt bij het aanpakken van je (schrijf)klussen.