Schouwen van evenementen

Bij het organiseren van een evenement krijg je vaak te maken met een schouw op locatie. Tijdens een schouw beoordeelt een externe partij of je evenement voldoet aan de gestelde voorwaarden en afspraken. Onderwerpen zoals veiligheid, duurzaamheid, toegankelijkheid en inclusie staan hierbij centraal. De schouw leidt vaak tot adviezen of verplichtingen die je voor de opening moet opvolgen.

Wat is een schouw?

Een schouw vindt meestal plaats voordat je evenement van start gaat. De organisator of productieleider leidt de controleur rond over het terrein en backstage, waar deze een beeld krijgt van hoe zaken zijn geregeld. Tijdens de rondgang kun je als organisator toelichtingen geven en soms direct medewerkers aansturen om aanpassingen te doen.

Voor evenementen in bestaande locaties ligt de focus vaak op de impact van jouw evenement op die locatie. Goede communicatie met de verhuurder is hierbij essentieel.

De juiste locatie kiezen

Bij veel initiatieven of projecten krijg je te maken met het kiezen van een locatie. Dat kan zijn omdat je een voorstelling wilt geven, je een evenement wilt organiseren, een boek wilt lanceren,  je kunstwerken wilt exposeren, etcetera. Op deze pagina helpen we je om tot de juiste keuze te komen.

Schouw door de vergunningverlener

Bij grotere en complexere evenementen voert de gemeente, vaak samen met de brandweer en Bouw- en Woningtoezicht, een schouw uit. Hierbij wordt gekeken naar professionaliteit, naleving van afspraken en vooral de veiligheid. Eventueel wordt je evenement ‘onder voorwaarden’ goedgekeurd, waarbij je eerst specifieke aanpassingen moet doorvoeren.

Schouw op toegankelijkheid en inclusie

Steeds vaker wordt de hulp ingeroepen van organisaties zoals het Arnhems Platform Chronisch Zieken & Gehandicapten (APCG). Zij laten ervaringsdeskundigen de toegankelijkheid en inclusie van je evenement beoordelen. Tijdens een rondgang worden praktische adviezen gegeven waarmee je direct aan de slag kunt. Na afloop ontvang je een rapport met aanbevelingen voor toekomstige evenementen.

Evenementen schouwen: een kijkje achter de schermen met Apcg

Arnhems Platform Chronisch Zieken en Gehandicapten (APCG) bezoekt evenementen zoals festivals en tentoonstellingen om toegankelijkheid en inclusie te beoordelen. Hun ervaringsdeskundigen en projectmedewerkers bieden praktische adviezen die organisatoren helpen om evenementen gastvrijer te maken voor iedereen. Ontdek hoe APCG in samenwerking met Cultuur Academy drie unieke evenementen beoordeelt en helpt verbeteren.

Moment van schouwen

Plan de schouw wanneer je evenement vrijwel volledig is opgebouwd, maar houd rekening met beperkte ruimte voor grote aanpassingen. Communiceer in de voorbereiding duidelijk over alle aspecten, zodat de schouw kan focussen op details. Goede planning in je productieplanning en draaiboek voorkomt last-minute problemen.

Een slechte voorbereiding kan leiden tot beperkingen voor bezoekers of verplichtingen van de vergunningverlener om aanpassingen te doen. Zorg daarom dat veiligheid en toegankelijkheid vanaf het begin centraal staan. Voor meer informatie kun je contact opnemen met APCG.

Fysieke toegankelijkheid

Als mensen je gebouw of terrein niet kunnen betreden dan houdt het al snel op. Soms zijn de benodigde faciliteiten al aanwezig en in sommige gevallen zal je zelf voorzieningen moeten treffen. Denk hierbij aan hulpmiddelen als een hellingbaan of een toegankelijk toilet. Maar ook aan de routing over het terrein en of de vluchtroutes geschikt zijn voor bezoekers met een beperking. Vergeet niet over de genomen maatregelen te communiceren met je bezoekers en medewerkers.

Gezond en veilig werken

Dit artikel heeft betrekking op gezond en veilig werken binnen jouw beroep. Daarbij gaat het er niet alleen om dat je denkt aan vandaag de dag maar dat je ook wat verder vooruitkijkt.